Hoe ga je om met informatie die je uit hoofde van je functie krijgt?

ANTWOORD - De vertrouwelijkheid van informatie die je als OR uit andere bronnen dan de bestuurder verkrijgt, is inderdaad een complex vraagstuk.

De wet zegt dat de ondernemer ‘verplicht (is) desgevraagd aan de ondernemingsraad en aan de commissies van die raad tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die deze voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig hebben’ (art. 31 WOR). Als iemand uit de OR beschikt over informatie die de OR niet heeft, dan is de eerste vraag of de OR ook over die informatie moet beschikken, omdat hij deze nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. Als dat niet zo is, dan is er ook geen recht op deze informatie. Maar het is moeilijk aan te geven welke informatie, betrekking hebbend op de eigen onderneming, daaronder valt. In elk geval zal de ondernemer, als hij vindt dat de OR bepaalde informatie niet nodig heeft voor de vervulling van zijn taak, moeten motiveren waarom niet. Daarover kun je dan, eventueel na bemiddeling van de bedrijfscommissie, een uitspraak van de kantonrechter vragen.

Als de informatie wel nodig is, dan is de vraag wanneer er sprake is van ‘tijdigheid’: op welk moment dient de OR ingelicht te worden? Dat is vaak een punt van discussie tussen directies en ondernemingsraden, maar dat zou eigenlijk niet zo moeten zijn. Een OR moet op basis van vertrouwelijkheid kunnen beschikken over informatie die voor de rest van de organisatie nog geheim is. Er is eigenlijk geen reden te bedenken waarom de OR verstoken moet blijven van informatie die hij redelijkerwijs nodig heeft, als andere functionarissen in de onderneming daar wél over beschikken. De argumenten die directies vaak aandragen (geen onnodige onrust, gevaar van lekken, niet vastpinnen op standpunten als er nog sprake is van meningsvorming) zijn doorgaans niet steekhoudend. Art. 31 WOR zegt eigenlijk: zodra de OR vraagt om informatie die hij redelijkerwijs nodig heeft, dient de ondernemer die informatie onverwijld, ofwel onmiddellijk, te geven.

Het is dus zaak om uw bestuurder ervan te overtuigen dat het niet is toegestaan om dergelijke informatie achter te houden. En zeker niet om mensen die zulke informatie met de OR hebben gedeeld, daarom te veroordelen. Als ze daarmee een geheimhoudingsplicht zouden hebben geschonden, dient de vraag te zijn waarom informatie geheim moet worden gehouden voor de OR. Dit kan eigenlijk alleen gerechtvaardigd worden als belangen buiten de onderneming geschaad worden.

Ons advies is om met de directie de algemene discussie aan te gaan over de positie van de OR in de informatievoorziening van de onderneming. De inzet van deze discussie is de betekenis van art. 31 lid 1 WOR, zoals aan het begin aangehaald. En dan met name de cursief gedrukte begrippen: ‘tijdig alle door de OR gevraagde gegevens verstrekken, die de OR redelijkerwijs nodig heeft’. Deze discussie kan worden afgesloten met een informatieprotocol, waarin staat wanneer de OR over welk soort gegevens kan beschikken en waarin bronnen van de OR voor het opvragen van deze gegevens beschermd worden. Het zal duidelijk zijn dat u zich in deze discussie als OR assertief moet opstellen en steeds moet verwijzen naar de letter van de wet.

Voor meer achtergrond: Informatierecht

Redactie Inzicht 23-05-2022