spiralbound Verkiezingen

Het instellen van een ondernemingsraad is verplicht als ten minste vijftig personen werkzaam zijn in de onderneming. Het uitgangspunt van de WOR is dat de verschillende groepen van in de onderneming werkzame personen zo evenredig mogelijk in de ondernemingsraad moeten zijn vertegenwoordigd. Op de ondernemer rust de plicht de eerste verkiezingen te organiseren. De volgende verkiezingen organiseert de ondernemingsraad zelf. In dit onderwerp wordt het verkiezingsproces beschreven en wordt onder meer antwoord gegeven op vragen als welke kiesstelsels er zijn, hoe het zit met digitale verkiezingen, tussentijdse vacatures en bezwaarmogelijkheden.

check Bijgewerkt tot 31 januari 2020

spiralbound Practice note

Direct naar de Quickscan over Verkiezingen

Doorloop direct de activiteiten die in de verkiezingsprocedure ondernomen moeten worden en maak een draaiboek voor je eigen OR verkiezingen.

Quickscan Algehele OR-verkiezing toolbox

Verkiezingen

De WOR laat ruimte om de verkiezingen naar eigen wens vorm te geven, maar stelt hieraan wel de volgende eisen:

De ondernemer die een onderneming scales in stand houdt waar ten minste vijftig personen werkzaam zijn, is verplicht een ondernemingsraad scales in te stellen.

De verkiezing van de eerste ondernemingsraad scales van een onderneming wordt door en onder verantwoordelijkheid van de ondernemer georganiseerd. Voorafgaand aan de instelling van de Voorlopig OR-reglement eerste ondernemingsraad stelt de ondernemer een voorlopig OR-reglement op, nadat hij over het ontwerp eerst de betrokken vakorganisaties heeft gehoord. Het voorlopig OR-reglement moet klaar of vastgesteld zijn voordat gestart wordt met het organiseren van de OR-verkiezingen; op basis van het voorlopige reglement vinden immers de eerste verkiezingen plaats.

Datumbepaling De eerste stap in het organiseren van verkiezingen is de datumbepaling. Aansluitend moet gestart worden met de kandidaatstellingstermijnen. Dit betekent dat aan de hand van de termijnen die in het voorlopig OR-reglement zijn opgenomen kan worden teruggeteld hoeveel tijd er moet zitten tussen het vaststellen van het voorlopig OR-reglement en de verkiezingsdatum. De ondernemingsraad die op basis van de eerste verkiezingen is gekozen, stelt vervolgens zijn eigen (definitieve) reglement vast voor zijn werkzaamheden.

Het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden kan ook gebruikt worden voor het opstellen van een voorlopig reglement.

Let op: niet iedere ondernemingsraad is zich ervan bewust dat hij een eigen reglement moet vaststellen. Doorgaans doet de ondernemingsraad dit door het voorlopige reglement vast te stellen als definitief reglement, al dan niet met enkele aanpassingen. Maar hij zou in theorie ook een geheel nieuw reglement kunnen opstellen.

In de onderneming werkzame personen Vervolgens moet bepaald worden wie er meetellen voor het criterium ‘in de onderneming werkzame personen’.

Dit zijn:

  • werknemers of ambtenaren die werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst dan wel publiekrechtelijke aanstelling. Hierbij maakt het niet uit of de arbeidsovereenkomst/aanstelling voor bepaalde of onbepaalde tijd is en ook niet of het dienstverband parttime of fulltime is. Wanneer een persoon in dienst is op basis van een nulurencontract en steeds opgeroepen kan worden, telt hij ook mee als in de onderneming werkzaam, óók als hij al een aantal weken niet opgeroepen is om te komen werken;
  • uitzendkrachten die ten minste 24 maanden werkzaam zijn bij de inlener. Een inlener is degene die een medewerker werkzaamheden onder zijn leiding en toezicht in het kader van een uitzend- of detacheringsovereenkomst werkzaamheden laat uitvoeren;
  • uitzendkrachten, werknemers of ambtenaren die elders dan in de eigen onderneming zijn tewerkgesteld. Deze uitzendkrachten en gedetacheerden tellen bij de uitlener mee als “in de onderneming werkzame personen”;
  • de groep “in de onderneming werkzame personen” kan nog verder worden uitgebreid door middel van een afspraak tussen ondernemer en ondernemingsraad (groepsgewijze uitbreiding).

Met dat laatste wordt gedoeld op artikel 6 lid 4 WOR scales . Op grond van deze bepaling is het mogelijk om medewerkers die regelmatig in de onderneming arbeid verrichten zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling bij de medezeggenschap te betrekken. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld vrijwilligers of gedetacheerden. Maar ook kunnen op deze wijze uitzendkrachten die nog geen 24 maanden in de onderneming werkzaam zijn, bij de medezeggenschap worden betrokken. Wanneer de ondernemer en de ondernemingsraad van mening zijn dat het toekennen van medezeggenschapsrechten aan deze (groepen van) personen bevorderlijk is voor een goede toepassing van de wet, kan aan deze personen het actief of passief kiesrecht worden toegekend. Indien de ondernemer en de ondernemingsraad van mening verschillen over de vraag of bepaalde groepen personen al dan niet moeten worden aangemerkt als in de onderneming werkzame personen, dan kan (na eventuele bemiddeling en advies van de bedrijfscommissie spiralbound ), aan de kantonrechter een beslissing worden gevraagd.

Zie hiervoor een uitspraak van Kantonrechter Dordrecht van 11 oktober 2017 gavel : een ondernemingsraad bepaalde in zijn reglement dat ingeleenden kiesrecht krijgen scales zonder dat daar overeenstemming over was met de ondernemer (lid 4). De kantonrechter gebood de ondernemingsraad de ingeleenden, ongeacht welke hoedanigheid zij hebben en ongeacht hoe lang zij (feitelijk) werkzaam zijn voor de ondernemer (en de met die rechtspersonen verbonden ondernemingen en groepsmaatschappijen), te verwijderen van de lijst van kiesgerechtigde en verkiesbare personen en van de kandidatenlijsten, alsmede om aan hen geen stembiljet uit te reiken dan wel een andere stemmogelijkheid te bieden . Inmiddels is er op 28 november 2017 door de rechter gavel uitspraak gedaan. De kantonrechter oordeelde dat de ondernemingsraad zijn reglement moet aanpassen. Dit betekende dat er na de aanpassing ook nieuwe verkiezingen moeten worden gehouden. De kantonrechter verlengde daarom de zittingstermijn van de huidige ondernemingsraad tot na de verkiezingen.

Let op: indien andere (groepen van) personen als hiervoor bedoeld zijn aangemerkt als in de onderneming werkzame personen, tellen deze ook mee voor het bepalen van het antwoord op de vraag of een ondernemingsraad moet worden ingesteld en uit hoeveel leden deze moet bestaan (representativiteit).

Diensttijdeisen

Bij het starten van een nieuwe onderneming, waarbij binnen korte tijd het aantal van vijftig werkzame personen bereikt is, bepaalt artikel 6 lid 2 en lid 3 WOR scales in beginsel dat deze personen niet verkiesbaar (pas na één jaar werkzaam te zijn geweest) en ook niet kiesgerechtigd (pas na zes maanden werkzaam) zullen zijn. Dit zou betekenen dat gewacht moet worden met het instellen van de ondernemingsraad. De WOR biedt voor deze situatie een oplossing, omdat van de diensttijdeisen in artikel 6 lid 2 en 3 WOR scales kan worden afgeweken bij reglement indien dit bevorderlijk scales is voor een goede toepassing van de WOR in de onderneming (lid 5).

De diensttijdeisen kunnen ook in het voorlopige OR-reglement ingekort worden, zodat er eerder voldoende kandidaten te kiezen zijn en er voldoende kiesgerechtigden zijn. Dit volgt uit artikel 48 lid 1 WOR scales , waarin is bepaald dat de ondernemer op wie de verplichting tot het instellen van een ondernemingsraad rust, bij voorlopig OR-reglement, voor zover nodig, de voorzieningen treft die tot de bevoegdheid van de ondernemingsraad behoren, totdat de OR zelf die bevoegdheid uitoefent.

Actief en passief kiesrecht

Wie hebben actief en passief kiesrecht?

Artikel 6 lid 2 WOR scales bepaalt dat kiesgerechtigd zijn de personen die gedurende tenminste zes maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest. Lid 3 scales bepaalt dat verkiesbaar zijn degenen die een jaar in de onderneming hebben gewerkt. In lid 4 scales staat dat voor een goede toepassing van de WOR in de onderneming, ondernemingsraad en ondernemer gezamenlijk één of meer groepen, die anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst met de ondernemer regelmatig in de onderneming arbeid verrichten, kunnen aanmerken als in de onderneming werkzame personen, of juist groepen kunnen uitzonderen van dit begrip.

Degenen die gedurende ten minste twee jaar op grond van een uitzendovereenkomst in de onderneming werkzaam zijn, worden ook als ‘in de onderneming werkzame persoon’ in de zin van de WOR aangemerkt. Over het algemeen heerst de opvatting dat na deze twee jaar deze werknemers geacht kunnen worden ook te hebben voldaan aan de diensttijdeisen voor het actief en passief kiesrecht, en dat zij dus na deze periode ook actief en passief kiesgerechtigd zijn.

Artikel 6 lid 5 WOR scales bepaalt dat de ondernemingsraad in zijn reglement kan afwijken van artikel 6 lid 2 en 3 scales , wanneer dit bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR in de onderneming. De OR kan dit dus zonder toestemming van de ondernemer doen. Het is wel zo dat de ondernemer of een andere belanghebbende die meent dat de vereisten voor het actief en passief kiesrecht die afwijken van de wettelijke criteria, níet bevorderlijk zijn voor een goede toepassing van de wet, de kantonrechter kan verzoeken te bepalen dat de betreffende bepalingen in het reglement van de OR worden gewijzigd. Voorafgaand daaraan kan eventueel de bemiddeling van de bedrijfscommissie worden ingeroepen.

SER: kortere termijnen verkiezingen

In 2018 vroeg SZW-minister Koolmees aan de Commissie Bevordering Medezeggenschap van de SER hoe zij aankijkt tegen de in de WOR opgenomen termijnen voor actief en passief kiesrecht. Zijn overweging daarbij was dat de huidige wettelijke minimumtermijnen in de praktijk mogelijk als norm zijn gaan gelden. Hij was van mening dat kiesdrempels een belemmering zouden kunnen vormen voor de betrokkenheid van flexkrachten bij en hun deelname aan een ondernemingsraad.

Betrek medewerkers meer De SER wil dat medewerkers - met name jongeren en flexwerkers - meer en vaker worden betrokken bij medezeggenschap. Om dat te bereiken, adviseert de SER om de wettelijke termijnen voor actief en passief kiesrecht voor de ondernemingsraad te verkorten. Zo schrijft de SER aan minister Koolmees in een brief dat voor actief en passief kiesrecht bij voorkeur dezelfde termijnen zouden moeten gaan gelden. Zo zou de termijn voor actief kiesrecht in artikel 6 lid 2 WOR scales bijvoorbeeld van zes maanden naar drie maanden kunnen gaan. En de termijn voor passief kiesrecht in artikel 6 lid 3 WOR scales zou van 12 maanden naar zes of eveneens drie maanden, kunnen gaan.

Met de huidige termijnen zou het OR-lidmaatschap voor een derde van de medewerkers niet mogelijk zijn, omdat zij een baanduur van minder dan twee jaar hebben. Voor nog eens een vijfde van de medewerkers zou het lidmaatschap van de OR lastig zijn, omdat zij een baanduur hebben van twee tot vijf jaar. De SER wenst dat meer werknemers eerder en vaker moeten worden betrokken bij de medezeggenschap.

Binding De termijnen voor actief en passief kiesrecht kunnen volgens de SER korter zijn dan de huidige wettelijke termijnen, omdat binding met een organisatie al in een paar maanden ontstaat. Uit het nalevingsonderzoek WOR uit 2017, waarbij niet alleen werkgevers, maar ook werknemers zijn bevraagd, blijkt dat bij de meeste bedrijven de flexibele schil op geen enkele wijze bij de OR betrokken is. Naarmate het aantal flexwerkers groter is, daalt ook het nalevingspercentage.

Obstakels In oktober 2019 kwam de SER-Commissie Bevordering Medezeggenschap met een advies “Obstakels deelname ondernemingsraden”. Hierin wordt een beschouwing en advies inzake uitzendkrachten en medezeggenschap gegeven. De CBM is van mening dat ondernemingen die dat willen, onder de huidige wet uitzendkrachten al actief en passief kiesrecht kunnen laten verkrijgen door gebruik te maken van artikel 6 lid 4 WOR scales . In de praktijk blijkt echter dat deze mogelijkheid weinig gebruikt wordt. De CBM beveelt aan om deze mogelijkheid meer te benutten. De CBM gaat ook uitgebreid in op andere obstakels die genoemd worden als reden voor werknemers om geen zitting te nemen in de OR en een mogelijke aanpak. Zie ook Bevorderen medezeggenschap spiralbound .

Regels vanuit de WOR

Afspiegelingsbeginsel

Vanuit de WOR geldt het afspiegelingsbeginsel: de ondernemingsraad dient een afspiegeling van de organisatie te zijn. Vaak blijkt de praktijk anders te zijn en kent een ondernemingsraad een wat eenzijdige samenstelling. Er zijn verkiezingsmethoden die ervoor kunnen zorgen dat de ondernemingsraad een afspiegeling kent van de organisatie. Zie verder Kiesstelsels spiralbound .

Let op: het begrip afspiegelingsbeginsel zoals het hier wordt gebruikt, moet niet verward worden met het begrip afspiegelingsbeginsel dat gebruikt wordt om vast te stellen welke werknemers bij een bedrijfseconomisch ontslag voor ontslag mogen worden voorgedragen. Daar is afspiegeling een methode om de ontslagvolgorde te bepalen.

Plaatsvervangende OR-leden

Het is mogelijk om in het reglement van de ondernemingsraad te bepalen dat voor één of meer OR-leden een plaatsvervanger wordt gekozen. Dat kan een algemene plaatsvervanger zijn, maar ook één voor specifieke leden. De wijze van het kiezen van een plaatsvervanger wordt vrijgelaten. Dit kan gelijktijdig met de verkiezingen plaatsvinden, maar het kan ook zijn dat de leden van de ondernemingsraden de plaatsvervangers kiezen. De WOR regelt dit niet.

Duo-OR-lidmaatschap

De WOR verbiedt de mogelijkheid om het ondernemingsraadlidmaatschap als duobaan te vervullen, de situatie dus dat twee mensen gezamenlijk één zetel in de raad vervullen. Wel is het mogelijk om voor een OR-lid een plaatsvervanger te kiezen. Goede en veelvuldige afspraken maken met elkaar is dan van groot belang.

Loting

De WOR schrijft onder meer voor dat de verkiezingen rechtstreeks moeten zijn en dus niet getrapt en dat er een geheime stemming moet zijn en dus geen aanwijzing of loting.

Procedure verkiezingen

Nadat het voorlopige OR-reglement is vastgesteld, kan de verkiezingsprocedure worden gestart. De verkiezing van OR-leden verloopt via een vaste procedure, die gebaseerd is op het SER Voorbeeldreglement ondernemingsraden:

Digitale OR-verkiezingen

De WOR zegt niets over de mogelijkheid van digitaal (of elektronisch) stemmen en veel OR-reglementen gaan nog steeds uit van een schriftelijke stemming. In de praktijk gaan bedrijven echter steeds vaker over op digitale OR-verkiezingen. De werkwijze van verkiezingen wordt geregeld in het OR-reglement. Wanneer de onderneming overgaat op een digitale wijze van stemmen, dan moet dat wel in het OR-reglement geregeld zijn vóór aanvang van de verkiezingen.

Voorwaarde bij digitaal stemmen is dat de gebruikte apparatuur en ook de programmatuur die Waarborg geheimhouding daarvoor nodig is, zodanig zijn dat de geheimhouding van de stemming is gewaarborgd. Dat is onder meer mogelijk door de digitale verkiezing zo te organiseren dat uitsluitend werknemers die beschikken over een zogeheten net-ID van de onderneming in staat zijn om te stemmen. Dat impliceert dat met een code die bestaat uit een combinatie van een gebruikersnaam en een wachtwoord, alleen bekend bij de werknemer, ingelogd kan worden op het netwerk van de onderneming en op de site waarop de digitale OR-verkiezingen van de onderneming is geplaatst. Welke stem door welke medewerker is uitgebracht, mag niet herleidbaar zijn. Verder is van belang dat wordt geregistreerd dat er is gestemd, waardoor het onmogelijk is om een tweede keer te stemmen.

Geen eenduidige en duurzame beschrijving Het is lastig om een concrete beschrijving van wat digitale verkiezingen zijn te geven, die eenduidig én duurzaam is; de ontwikkelingen op elektronisch gebied gaan immers razendsnel. Naast aanbieders die werken met een net-ID, zijn er die werken met een mail naar kiesgerechtigde werknemers, met link en individuele code. Maar er zijn ook andere methoden.

Hoe het ook zij, van groot belang is dat de ondernemingsraad de werkwijze van zijn aanbieder (in grote lijnen) in het reglement moet zetten. Uiteindelijk gaat het echter niet zo zeer om hoe er gewerkt wordt, maar of het reglement de minimale waarborgen betreffende veiligheid en geheimhouding vermeldt.

Code veilige digitale verkiezingen Vakorganisatie FNV Overheid heeft zich, samen met Wiekiesjij, in 2014 ingezet voor een ‘code veilige digitale verkiezingen’ (als aanvulling op de SER-richtlijnen). In deze code is uiteengezet waar een goed verkiezingsproces aan moet voldoen, maar ook waar aanbieders van digitale verkiezingen (moreel) toe verplicht zijn.

Digitale OR-wervingsactie Een digitale OR-wervingsactie kan helpen om het OR-werk in de spotlights te plaatsen, medewerkers te activeren, vooraf draagvlak en vertrouwen te creëren, drempels tot kandidaatstelling te verlagen en meer (nieuwe) kandidaten voor de ondernemingsraad te krijgen.

Let op: zorg ervoor dat de stem nooit herleidbaar is tot een persoon en dat meerdere keren stemmen door één persoon onmogelijk is. Zorg er ook goed voor dat het reglement een afdoende oplossing heeft voor het bewaren van de uitslag en het geven van machtigingen aan collega’s.

Stemmen per post

Hoewel digitale verkiezingen in de praktijk niet meer weg te denken zijn, wordt er nog regelmatig gestemd per post. Stembiljetten per post uitzetten moet aan waarborgen voldoen, wil het geheim zijn. Het reglement bepaalt immers dat stembiljetten gewaarmerkt (of genummerd) zijn. Als je een gewaarmerkt stembiljet verstuurt aan een medewerker, is dat stembiljet in theorie gekoppeld aan de NAW-gegevens van die medewerker. Dit kan ondervangen worden door de gewaarmerkte stembiljetten eerst in blanco enveloppen te doen en die blanco enveloppen in een envelop met het adres van de medewerkers. Op de retourenvelop mag geen afzender staan en hij moet rechtstreeks en ongeopend naar de (secretaris van de) verkiezingscommissie. Zorg er dus voor om een geadresseerde retourenvelop met opdruk 'vertrouwelijk ' of iets dergelijks mee te sturen.

Let op: ook bij stemmen per post mogen de gewaarmerkte stembiljetten die worden verstuurd, niet te herleiden zijn tot individuele medewerkers.

Stemmen per e-mail

Stemmen per e-mail is af te raden, omdat op deze manier op geen enkele wijze geheimhouding gewaarborgd kan worden.

Minder zetels dan het aantal kandidaten

In het geval er niet meer kandidaten zijn dan de te bezetten zetels, bepaalt artikel 9 van het SER- Voorbeeldreglement ondernemingsraden dat de kandidaten op de dag dat de verkiezing gehouden zou worden, gekozen tot OR-lid.

Tijdschema indienen/bekendmaken van OR-kandidatenlijsten

De WOR zegt niets over het tijdstip van indiening van kandidatenlijsten. In het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden bevat het reglement onder artikel 7 leden 1 tot en met 7 een procedure en fasering van de kandidaatstelling. Het modelreglement voorziet met onderstaand schema in een werkbare planning voor de kandidaatstelling.

Uiteraard kan ervoor worden gekozen andere termijnen te hanteren:

  • vanaf negen weken tot uiterlijk zes weken voor de verkiezingen kunnen de vakbonden lijsten indienen;
  • in de week tussen zes en vijf weken voor de verkiezingen wordt bekend gemaakt welke vakbonden kandidatenlijsten hebben ingediend. Let op: dit kan ook tegelijk met het indienen van de lijsten;
  • Na deze bekendmaking (dus ten minste vanaf vijf weken voor de verkiezingen) tot uiterlijk drie weken voor de verkiezingen kunnen de vrije lijsten worden ingediend;
  • Uiterlijk twee weken voor de verkiezingen worden de kandidatenlijsten binnen de onderneming bekendgemaakt (dit volgt uit artikel 8 lid 3 van het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden).

Bezwaar maken

Een personeelslid kan op verschillende momenten tijdens de verkiezingsprocedure bezwaar maken als de ondernemingsraad of de verkiezingscommissie zich naar zijn mening niet aan de artikelen 4 tot en met 15 van het (voorbeeld)reglement houdt. Artikel 16 van het reglement beperkt dit recht tot bezwaar maken tot de volgende bezwaargronden:

  • de datum, het tijdstip, de plaats en de wijze waarop de verkiezingen worden gehouden;
  • de samenstelling van de lijst met verkiesbare en kiesgerechtigde personen;
  • de samenstelling van de kandidatenlijst;
  • de uitslag van de verkiezingen.

Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van Voorbeeld formulier bezwaar maken verkiezingen toolbox .

Algemene geschillenregeling

Iedere belanghebbende kan zich wenden tot de bedrijfscommissie of kantonrechter op basis van de algemene geschillenregeling van artikel 36 WOR scales . De kantonrechter toetst streng of de ondernemingsraad voldoet aan de verkiezingsregeling uit het eigen OR-reglement en de WOR. Een schending leidt er in beginsel toe dat de uitslag van de verkiezingen ongeldig is en dat er dus nieuwe verkiezingen moeten worden georganiseerd.

Bekendmaking verkiezingsuitslag

Na het vaststellen van de verkiezingsuitslag door de verkiezingscommissie, wordt deze aan het personeel, de vakbonden die kandidaten hebben gesteld en de ondernemer bekend gemaakt. Ook in het geval er geen verkiezingen hebben plaats gevonden, omdat er niet meer kandidaten zijn dan de te bezetten zetels, wordt deze uitslag bekend gemaakt. Nadat de termijn van bezwaar maken tegen de uitslag door het personeel is gesloten, maakt de verkiezingscommissie definitief de namen van de OR-leden bekend aan het personeel, de ondernemer en de vakbonden die kandidaten hebben gesteld. Vervolgens zorgt de ondernemingsraad ervoor dat de namen van de OR-leden met vermelding van hun functie in de onderneming blijvend op een voor het personeel toegankelijke plaats worden vermeld.

Installatie OR-leden

Nadat de verkiezingen zijn afgelopen en de OR-leden bekend zijn, kunnen deze door de ondernemer worden geïnstalleerd.

Uitstel van verkiezingen

De WOR kent geen bepaling voor het geval het tijdstip van het houden van algehele OR-verkiezingen of de wisseling van OR-leden slecht uitkomt en er de wens is om de verkiezingen uit te stellen. Zeer dringende noodzaak Maar in de praktijk is het wel mogelijk, bij een zeer dringende noodzaak, om de verkiezing uit te stellen. Bij uitstel van verkiezingen moeten de volgende vragen worden gesteld.

Kan de verkiezing worden uitgesteld en zo ja in welke gevallen?

Artikel 12 WOR scales bepaalt dat de ondernemingsraad in zijn reglement zijn zittingstermijn vastlegt. Hij heeft daarbij de keuze tussen drie, twee of vier jaar. Daarmee is de termijn bepaald waarvoor de OR-leden zijn gekozen. Of anders gezegd: daarmee is de periode bepaald waarvoor het personeel zijn mandaat heeft gegeven. Afhankelijk van de keuze die de ondernemingsraad in het reglement heeft gemaakt, moet hij uiterlijk dertien of negen weken voor de afloop van die zittingstermijn de verkiezing opstarten om het personeel in de gelegenheid te stellen weer nieuwe OR-leden te kiezen. Ook de OR-leden die herkozen willen worden, moeten zich weer kandidaat (laten) stellen. De OR-leden kunnen dus niet zomaar hun zittingstermijn verlengen. Zouden ze dit wel doen, dan kan iedere Bezwaar belanghebbende daartegen bezwaar maken en naleving van het reglement vorderen op grond van artikel 36 lid 1 WOR scales . Uitstellen van verkiezing is dus in beginsel onrechtmatig. Toch kunnen er situaties zijn waarbij er de behoefte is om de OR-verkiezing een paar maanden uit te stellen. Denk aan een belangrijke reorganisatie, fusie of verkoop van de onderneming. Het is heel verstorend als gedurende zo’n belangrijke gebeurtenis de OR-verkiezing gehouden moet worden. Zowel de ondernemer als de ondernemingsraad als het personeel heeft dan geheel andere zaken aan het hoofd. Bovendien is de kans groot dat alle verworven dossierkennis over die reorganisatie of fusie verloren gaat als er geheel nieuwe OR-leden aantreden.

Wie beslist, en is er toestemming nodig?

Het is de ondernemingsraad die, al dan niet in overleg met de ondernemer, kan inschatten of het in de huidige omstandigheden beter is de verkiezing uit te stellen. Het is echter in het belang van de personeelsleden dat zij opnieuw OR-leden kunnen kiezen. Immers, zij kiezen de vertegenwoordigers in wie zij vertrouwen hebben. Het kan zijn dat het personeel in de loop van de zittingsperiode dat vertrouwen in de huidige OR-leden heeft verloren. De ondernemingsraad zal daarom het personeel moeten horen over het voorstel tot uitstellen van de verkiezing. De ondernemingsraad kan dat echter ook niet buiten de ondernemer doen. Enerzijds kan deze de ondernemingsraad over de omstandigheden waarin de onderneming verkeert, geheimhouding hebben opgelegd. Anderzijds is ook hij bevoegd te vorderen dat de ondernemingsraad zijn reglementaire bepalingen nakomt. Er Toestemming ondernemer moet dus eerst toestemming komen van de ondernemer, waarna de ondernemingsraad de toestemming van het personeel kan vragen. Op deze wijze handelt de ondernemingsraad zorgvuldig en transparant. Het uitstel van de verkiezingen zou in beginsel niet langer moeten duren dan een half jaar.

Hoe dit aan te pakken?

Eerst moet de ondernemingsraad bepalen of er noodzaak is om de verkiezing uit te stellen. Hierover voert hij overleg met de ondernemer en daarbij komt ook de uitsteltermijn aan de orde. Op die wijze Gemotiveerd voorstel kan de ondernemingsraad een gemotiveerd voorstel aan het personeel voorleggen. De ondernemingsraad kan er ook voor kiezen om over het uitstellen een Achterbanberaad achterbanberaad te houden. Nadat het personeel de keuze heeft kenbaar gemaakt en een ruime meerderheid voor uitstel blijkt te zijn, sluiten ondernemingsraad en ondernemer een overeenkomst. Hierin worden de noodzaak tot en de afspraken over uitstel van de OR-verkiezing Vakbonden vastgelegd. Een exemplaar van deze overeenkomst wordt ter kennisgeving aan de betrokken vakbonden gezonden.

Wat te doen bij bezwaar?

Bezwaren Wanneer er vanuit het personeel gegronde bezwaren zijn, gaat de ondernemingsraad met bezwaarmakers in gesprek over het belang van uitstel. Als de bezwaarmakers niet kunnen worden overtuigd van het belang van uitstel, zal de ondernemingsraad de verkiezingsprocedure moeten opstarten. Ook zal hij andere maatregelen moeten treffen om de verworven dossierkennis binnen de ondernemingsraad te houden. Als eerste kan de ondernemer worden gevraagd of het belangrijke besluit kan worden uitgesteld. Is uitstel van het besluit niet mogelijk, dan kan de nieuwe ondernemingsraad adviseurs (al dan niet uit de voormalige ondernemingsraad) aanstellen die de ondernemingsraad op het punt van dossierkennis ondersteunen. Ook is het mogelijk om specifiek voor dit besluit een commissie in te stellen, bestaande uit nieuwe en oude OR-leden.

Let op: kijk onder de tab tools voor de veelheid aan tools waar de ondernemingsraad gebruik van kan maken.

Artikel 4 WOR scales (Instellen verkiezingscommissie)
Artikel 5 WOR scales (Bepalen wie kiesrecht heeft en wie zich kandidaat kan stellen)
Artikel 6 WOR scales (Samenstelling OR)
Artikel 8 WOR scales (Reglement OR)
Artikel 9 WOR scales (Verkiezing OR)
Artikel 10 WOR scales (Nadere regels in reglement)
Artikel 11 WOR scales (Bekendmaking uitslag verkiezingen)
Artikel 12 WOR scales (Zittingsduur OR)
Artikel 48 WOR scales (Werkgever organiseert eerste verkiezing)
Instelling GOR Rijk (DOR Ministerie V&J/Staat der Nederlanden) gavel
  • GH/DHA 2016-01-12

Instelling van een groepsondernemingsraad op rijksniveau is bevorderlijk voor een goede toepassing van de WOR. De zetelverdeling komt onvoldoende tegemoet aan de notie van representativiteit. Het is nagenoeg onmogelijk om met het toegekende aantal zetels de ondernemingen en groepen personen te vertegenwoordigen. Een meer evenwichtige samenstelling is denkbaar en moet dus worden nagestreefd.

OR moet kiesgroepen instellen (OR IHC Merwede BV, en IHC Merwede Holding/GOR Royal IHC) gavel
  • RB/ROT 2017-11-30

Het criterium bij de vraag of wel of niet met kiesgroepen gewerkt moet worden en of ingeleende arbeidskrachten wel of geen kiesrecht moeten krijgen, is steeds of een en ander bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR. Nu artikel 1 lid 3 WOR bepaalt dat uitzendkrachten “werkzaam zijn in de onderneming” na 24 maanden, is verdedigbaar dat dit ook voor andere ingeleende arbeidskrachten moet gelden.

OR mocht tussentijdse kandidaat weigeren (Stichting Kalorama/OR Stichting Kalorama) gavel
  • RB/GEL 2019-01-30

De kantonrechter wijst de verzoeken van de werkgever af. De OR mocht de door de werkgever gesteunde tussentijdse kandidaat weigeren, omdat er in de betreffende kiesgroep geen vacature was en omdat er twee reservekandidaten waren, die bij de verkiezingen in hun kiesgroep niet waren gekozen. Over het hanteren van kiesgroepen en het aantal zetels per kiesgroep geeft de kantonrechter geen oordeel. De werkgever moet die punten eerst bij de OR aan de orde stellen. Een procedure bij de kantonrechter is pas aan de orde als zij daarover geen overeenstemming kunnen bereiken.

Quickscan

Quickscan Algehele OR-verkiezing toolbox

Zo’n 13 weken voordat de zittingsperiode afloopt, start de OR de verkiezingsprocedure. Bij de wetswijziging die op 19 juli 2013 in werking is getreden, is het handtekeningvereiste geschrapt, wat in beginsel ook de weg naar een kortere verkiezingsprocedure opende. In het voorjaar van 2015 is het SER-voorbeeldreglement verschenen, waarin de wetswijzigingen uit 2013 zijn verwerkt. Dat voorbeeldreglement gaat uit van een verkiezingsprocedure van 13 weken. Deze quickscan doorloopt de activiteiten die in de verkiezingsprocedure ondernomen moeten worden.

Quickscan Bezwaarmogelijkheden bij OR-verkiezing toolbox

Personeelsleden kunnen, wanneer de OR zich niet houdt aan de bepalingen terzake verkiezingen in zijn reglement, bezwaar maken.

Quickscan Uitstel van de OR-verkiezing toolbox

Bij het einde van de zittingstermijn eindigt het mandaat van de zittende OR. Er moeten dus tijdig verkiezingen worden georganiseerd. Het kan echter voorkomen dat de onderneming zich in een situatie bevindt waarbij het ongunstig is als op dat moment verkiezingen moeten worden georganiseerd. Denk bijvoorbeeld aan een lopende of voorgenomen fusie, belangrijke reorganisatie of verkoop van de onderneming. Ondernemer, personeel en OR hebben dan doorgaans heel andere zaken aan het hoofd dan verkiezingen. Belangrijker is dat er ook veel ervaring en dossierkennis verloren gaat als de OR juist in deze situatie geheel of voor een groot deel uit nieuwe leden komt te bestaan. Ervaring en kennis die bij de voorgenomen fusie of reorganisatie nu juist van groot belang kunnen zijn voor de OR. Het belang dat onderneming en personeel (en OR) hebben bij tijdige verkiezingen moet dan worden afgewogen tegen het belang van continuïteit in deze bijzondere situatie. Wanneer de ondernemer en het personeel geen bezwaar maken, kan de OR besluiten de verkiezing uit te stellen voor een beperkte en tevoren afgebakende termijn.

Checklist

Checklist akte van overdracht toolbox

De OR doet er wijs aan om vroegtijdig (ca. drie maanden voor installatie nieuwe OR) beginnen met de voorbereidingen van de akte van overdracht. De nieuwe OR is veel tijd kwijt aan het zich oriënteren op het OR-werk, de lopende zaken en de werkwijze. Als de oude OR het werk niet adequaat overdraagt, gaat de nieuwe OR het wiel opnieuw uitvinden. Aan de hand van een akte van overdracht heeft de nieuwe OR snel inzicht in belangrijke zaken. Bijkomend voordeel is dat de oude OR zijn zittingsperiode zorgvuldig en formeel kan afsluiten. Ook als OR-leden blijven zitten zou daarom een akte moeten worden opgemaakt.Deze checklist helpt bij het samenstellen van de akte. Informatie onder punt a moet door de ondernemer worden geleverd, de OR kan hem daarom verzoeken.

Modeldocumenten

Aandachtspunten voor de installatiebijeenkomst toolbox

Wanneer de uitslag van de OR-verkiezing bekend is kan de (nieuwe) ondernemingsraad van start gaan. Meestal willen de directie en de ondernemingsraad dat moment niet ongemerkt voorbij laten gaan.Installatie vormvrij De Wet op de ondernemingsraden geeft voor dit moment geen voorschriften. Ook het OR-reglement bevat er vrijwel nooit een bepaling over. Dat betekent in elk geval dat de installatie van de ondernemingsraad vormvrij is en dat men deze naargelang de omstandigheden kan invullen. De omstandigheden kunnen verschillen: er zijn nog wel of juist geen 'oude' OR-leden, er zijn veel nieuwe leden of juist heel weinig, enzovoort. Na afloop van (of voorafgaand aan) een 'formeel' tijdstip van installatie van de nieuwe leden en het afscheid van de oude kan een overdrachtsvergadering worden gehouden. Daarin licht de oude ondernemingsraad een overdrachtsdocument toe en geeft hij inzicht in afspraken met de bestuurder, lopende zaken, zaken die in de toekomst blijvende aandacht behoeven enzovoort (het 'OR-testament'). Daarna is het voor de 'oude' OR-leden over. Soms worden 'oud' OR-leden gevraagd nog een poosje te souffleren, of bereikbaar te zijn voor vragen. Soms worden zij gevraagd zitting te nemen in een commissie die als vraagbaak kan dienen voor de nieuwe OR-leden of een lid wordt gevraagd (voor enkele maanden) op te treden als adviseur.Voor nieuwe OR-leden is het meestal plezierig wanneer er aan een installatie een feestelijk tintje zit. De ondernemingsraad kan zelf, of in overleg met de directie, een vorm kiezen. Zo zijn er installaties, waarbij zowel oude als nieuwe OR-leden in een vergaderzaal aanwezig zijn. Daarin worden de nieuwe leden welkom geheten en wordt van de oude leden afscheid genomen. Een variant is dat de directie en de (oud)-voorzitter een toespraakje houden en terugblikken op de voorbije periode, goede raad geven aan de nieuwe ondernemingsraad of alvast enkele lijnen noemen voor de toekomst. Een officieel alternatief is om dit in een personeelsbijeenkomst plaats te laten vinden.Betekenis van de OR functie Wanneer een ondernemingsraad voor het eerst start in een onderneming, of wanneer een ondernemingsraad opnieuw wordt gestart na een periode van afwezigheid, dan doen wij de aanbeveling om in de beginperiode stil te staan bij de verhouding management en medezeggenschap. Immers, medezeggenschap beïnvloedt de wijze van handelen van het management. Medezeggenschap vraagt om een financiële bijdrage: die kan worden ervaren als uitsluitend een kostenpost of als een vruchtbare investering die vruchten moet afwerpen. Medezeggenschap kan worden ervaren als een toeziend oog of een pottenkijker, maar ook als een klankbord om te weten wat er leeft op de werkvloer of als een vruchtbare bron om strategie en beleidsvoorstellen te toetsen en waar nodig bij te stellen. Medezeggenschap kan worden ervaren als een schaduwmanagement, maar ook als een interne toezichthouder, die samenwerkt met het management in het bereiken van de ondernemingsdoelen. Veel MT-leden en OR-leden zullen bepaalde beelden hebben over wat optimale medezeggenschap is. Het werkt verhelderend om daarover klaarheid te krijgen en dergelijke zaken eerlijk uit te spreken, en waar nodig afspraken te maken. Daarom verdient het aanbeveling als (beginnende) ondernemingsraad in gesprek te gaan met het management (team) om dergelijke thema's aan de orde te stellen. Want onuitgesproken verwachtingen of te verschillend gerichte verwachtingen gaan fungeren als barrières of struikelblokken en conflicten liggen in zo'n situatie om de hoek.Soms kan het helpen de volgende aspecten aan de orde te stellen: hoe gaan op dit moment directie en management om met medewerkers? Welke leiderschapsstijl komt daarin tot uiting? Welke verwachting leeft bij directie en andere leidinggevenden en bij medewerkers over de komst van een ondernemingsraad? Wat zijn de belangrijkste onderwerpen voor de ondernemingsraad in het eerste jaar, zowel vanuit de directie als vanuit de medewerkers? Op welke vragen moet de organisatie een antwoord geven, bijvoorbeeld uitwerking van de cao of verdere uitwerking van het personeelsbeleid, nieuwe werkvormen, komende reorganisaties, mogelijke schaalvergroting? In principe zijn er op deze vragen geen goede of slechte antwoorden te geven. Wel bepalen zij de setting waarin de medezeggenschap kan plaatsvinden. Een duidelijk antwoord op deze vragen, en het op basis daarvan maken van afspraken voor de eerste tijd, kan een bijdrage leveren om te komen tot een effectieve medezeggenschap waarbij zowel management als medewerkers baat hebben.Intentie ondernemer over de OR De installatievergadering is tevens een mooie gelegenheid voor de ondernemer/bestuurder om zijn intenties over de OR uit te spreken en bijvoorbeeld daartoe het sociaal statuut uit te reiken.

Overzicht taken verkiezingscommissie toolbox

De OR kan besluiten een verkiezingscommissie in te stellen. Het is goed dat OR en verkiezingscommissie de taken en verantwoordelijkheden van de commissie helder hebben. Daartoe dient dit overzicht Taken verkiezingscommissie.

Voorbeeldbrief Achterban verstrekken persoonsgegevens aan vakbonden toolbox

De Wet op de ondernemingsraden noemt de vakbonden nadrukkelijk als kandidaatstellers bij OR-verkiezingen. Daarvoor is het wel nodig dat de vakbonden weten of er leden in de betrokken onderneming werkzaam zijn - en zo ja, wie dat zijn. Zij vragen daarom een personeelslijst op, met naam en adres of geboortedatum. Die gegevens leggen zij naast hun ledenbestand. Het gaat echter om persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens. Verwerken van persoonsgegevens mag uitsluitend op basis van een rechtmatige grondslag. De AVG somt een aantal mogelijke grondslagen voor verwerking op. Uitgangspunt is dat voor het delen van genoemde gegevens met de vakbonden het vereiste van expliciete en schriftelijke toestemming geldt. Al naar gelang de organisatie gewend is te communiceren, kan die toestemming worden gevraagd met deze mail of dit intranet- of prikbordbericht.

Voorbeeldbrief aan bezwaarmakende OR-verkiezingen toolbox

De OR moet in zijn reglement de mogelijkheid opnemen dat een belanghebbende bezwaar kan maken tegen beslissingen en gebeurtenissen in de OR-verkiezingsprocedure. Uiteraard is de OR verplicht op het ingediende bezwaar te reageren en indien het bezwaar gegrond is de noodzakelijke voorzieningen te treffen. Met dit model kan de OR zijn reactie bekend maken aan de bezwaarmaker.

Voorbeeldbrief aan personeel, toestemming benoeming OR-lid verkorte procedure toolbox

In geval van een tussentijdse vacature onderscheidt het voorbeeldreglement van de SER in artikel 15 twee stappen:1. de OR-zetel wordt opgevuld door een reserve kandidaat van de kandidatenlijst voor de laatstgehouden verkiezingen 2. zijn er geen reservekandidaten, dan worden tussentijdse verkiezingen uitgeschreven voor vervulling van de opengevallen plaats, tenzij binnen zes maanden algehele OR-verkiezingen worden gehouden.In de praktijk brengt het houden van tussentijdse verkiezingen veel werk met zich mee en levert het niet zelden maar één of zelfs geen kandidaat op. Heeft de OR inmiddels de ervaring dat het vinden van voldoende kandidaten voor het houden van verkiezingen moeizaam verloopt, dan kan in het reglement een verkorte procedure worden opgenomen. Met deze brief informeert de OR de medewerkers over het gebruik van die procedure.

Voorbeeldbrief aan personeel over toestemming uitstel verkiezingen toolbox

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) gaat uit van OR-verkiezingen om de twee, drie of vier jaar. De ondernemingsraad heeft zijn zittingsperiode in zijn reglement opgenomen en is verplicht deze bepaling na te komen. Belanghebbenden, zoals de personeelsleden en de ondernemer, kunnen de kantonrechter op grond van artikel 36 WOR verzoeken om te bepalen dat de ondernemingsraad zich houdt aan zijn reglement. Immers, het mandaat van de kiezers is gegeven voor een bepaalde periode. Die periode mag niet eigenhandig door de gekozen OR-leden worden verlengd. In de praktijk komt, hoewel dit niet in de WOR is geregeld, uitstel van de OR-verkiezingen voor.

Voorbeeldbrief aan vakbond(en) over uitstel verkiezingen toolbox

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) gaat uit van OR-verkiezingen om de twee, drie of vier jaar. De ondernemingsraad heeft zijn zittingsperiode in zijn reglement opgenomen en is verplicht deze bepaling na te komen. Belanghebbenden, zoals de personeelsleden en de ondernemer, kunnen de kantonrechter op grond van artikel 36 WOR verzoeken om te bepalen dat de ondernemingsraad zich houdt aan zijn reglement. Immers, het mandaat van de kiezers is gegeven voor een bepaalde periode. Die periode mag niet eigenhandig door de gekozen OR-leden worden verlengd. In de praktijk komt, hoewel dit niet in de WOR is geregeld, uitstel van de OR-verkiezingen voor. Bijgaande brief kan gebruikt worden om de betrokken vakbonden te informeren over het uitstellen van de verkiezingen.

Voorbeeldbrief Bekendmaken verkiezingsuitslag toolbox

Nadat de OR of de verkiezingscommissie de stemmen heeft geteld, kan de uitslag worden vastgesteld. Op grond van artikel 13 van het voorbeeldreglement van de SER stelt de OR de ondernemer, de betrokken vakbond(en) en het personeel op de hoogte van de uitslag van de verkiezingen. Als de verkiezing is gehouden volgens het personenstelsel, dan kun u voor het bekendmaken van de uitslag deze brief gebruiken. Als de onderneming bovendien is ingedeeld in kiesgroepen, is deze brief van toepassing. Een bekendmaking van de uitslag van verkiezingen volgens het lijstenstelsel vindt u hier.

Voorbeeldbrief Informeren ondernemer over OR-verkiezing toolbox

De ondernemingsraad overlegt met de ondernemer over de datum van de verkiezingen. Met deze brief kan hij de afspraken met de ondernemer schriftelijk bevestigen en deze tevens informeren over de instelling van een verkiezingscommissie.

Voorbeeldbrief Informeren van het personeel over de OR-verkiezing toolbox

Ruim voor de start van de eigenlijke verkiezingsprocedure moeten de medewerkers worden geïnformeerd over de komende OR-verkiezingen. Daar hoort ook een aantal details van de verkiezingsprocedure bij. De OR die er voor kiest om in deze fase alleen de verkiezingsdatum en de eventuele instelling van een verkiezingscommissie bekend te maken, kan daarvoor deze brief gebruiken. De OR kan er ook voor kiezen om de medewerkers direct te informeren over de verdere details van de verkiezingsprocedure, zoals de criteria voor kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn, de kandidaatstelling, de mogelijkheid om bezwaar te maken. Daarvoor kan deze brief worden gebruikt.

Voorbeeldbrief Uitnodiging aan personeel om te stemmen toolbox

De verkiezingsdatum komt in zicht en de kandidatenlijst is vastgesteld. Met deze brief maakt de ondernemingsraad of de verkiezingscommissie de kandidatenlijst bekend en informeert hij de medewerkers over de mogelijkheid om tegen die lijst bezwaar aan te tekenen. Verder bevat de brief een uitnodiging om te gaan stemmen alsmede informatie over de wijze van stemmen en over de mogelijkheid van stemmen bij volmacht.

Voorbeeldformulier Bezwaar maken verkiezingen toolbox

In het verkiezingstraject kan iedere belanghebbende op grond van art.16 van de het SER reglement bezwaar maken tegen een aantal besluiten:1. De datum, het tijdstip, de plaats van de verkiezing (artikel 6-1)2. De samenstelling van de lijst met verkiesbare en kiesgerechtigde personen (artikel 7-1)3. De samenstelling van de kandidatenlijst (artikel 8)5. De uitslag van de verkiezingen (13-2)6. De voorziening in een tussentijdse vacature (artikel 15) Het bezwaar moet gemotiveerd aangeven wat er volgens de indiener niet volgens de WOR en het reglement is verlopen of niet goed is gegaan.Vanaf het moment dat het personeel geïnformeerd is over de hierboven genoemde punten, treedt de bezwaarperiode in. Hoewel de WOR noch het OR-reglement een tijdsperiode aangeeft wordt praktische gezien met bezwaarperiode bedoeld: zo snel mogelijk maar uiterlijk voor het moment waarop in de verkiezingsprocedure een volgende stap aan de orde is (met een nieuwe bezwaarmogelijkheid). Als bijvoorbeeld de kiezer bezwaar maakt tegen de bepaling van de dag, het tijdstip en de plaats van de verkiezing, mag worden verlangd dat het bezwaar direct wordt ingediend. Praktisch gezien moet het bezwaar uiterlijk binnen zijn voordat de personeelslijst wordt bekend gemaakt. De OR zelf of de door de OR ingestelde verkiezingscommissie behandelt het bezwaar en beslist hoe er naar de bezwaarmaker gereageerd zal worden. Deze reactie is afhankelijk van de vraag of het bezwaar tijdig is gemeld, of er een bezwaargrond aanwezig is en of deze doorslaggevend is. Het op tijd melden van een bezwaar is van groot belang. Immers dan kunnen er nog tijdig voorzieningen worden getroffen. Blijkt het bezwaar terecht en tijdig ingediend dan treft de OR, dan wel de verkiezingscommissie, passende voorzieningen. Hierbij kan in het ergste geval worden besloten de verkiezing (in een kiesgroep) geheel over te doen. Van belang is dan dat de OR aan personeel en ondernemer meldt dat deze onvoorziene omstandigheid ervoor zorgt dat de huidige OR voorlopig aanblijft tot dat de (nieuwe) verkiezingsuitslag definitief is.

Voorbeeld Achterbanbericht verstrekken persoonsgegevens aan vakbonden toolbox

De Wet op de ondernemingsraden noemt de vakbonden nadrukkelijk als kandidaatstellers bij OR-verkiezingen. Daarvoor is het wel nodig dat de vakbonden weten of er leden in de betrokken onderneming werkzaam zijn - en zo ja, wie dat zijn. Zij vragen daarom een personeelslijst op, met naam en adres of geboortedatum. Die gegevens leggen zij naast hun ledenbestand. Het gaat echter om persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens. Verwerken van persoonsgegevens mag uitsluitend op basis van een rechtmatige grondslag. De AVG somt een aantal mogelijke grondslagen voor verwerking op. Uitgangspunt is dat voor het delen van genoemde gegevens met de vakbonden het vereiste van expliciete en schriftelijke toestemming geldt. Al naar gelang de organisatie gewend is te communiceren, kan die toestemming worden gevraagd met deze mail of dit intranet- of prikbordbericht.

Voorbeeld Instellingsbesluit interne bezwarencommissie verkiezingen toolbox

Veelal verlopen verkiezingen voor de OR zonder veel problemen. Een enkele keer ontstaat er een verschil van inzicht over de toepassing van de regels. De verkiezingscommissie kan proberen dat op te lossen door het bezwaar serieus te nemen en met de indiener in gesprek te gaan. Soms is een bezwaar eenvoudigweg gegrond en moeten voorzieningen worden getroffen. Zo kan het gebeuren dat een deel van de verkiezingsprocedure moet worden overgedaan.Soms is de bezwaarmaker niet tevreden met de beslissing van de verkiezingscommissie. Het is dan wenselijk dat de OR naar het bezwaar kijkt. Als de OR te omvangrijk is om te zorgen voor een zorgvuldige en slagvaardige procedure of als er verkiezingen worden gehouden in een organisatie met veel kiezers en kandidaten, kan het goed zijn om te beschikken over een interne bezwarencommissie verkiezingen.

Voorbeeld Instellingsbesluit verkiezingscommissie toolbox

Om de verkiezingen van de OR te coördineren en uit te voeren is het aan te bevelen een verkiezingscommissie in te stellen. Veel ondernemingsraden hebben dat in het OR-reglement al bepaald (artikel 4 lid 2 SER voorbeeld reglement). Een verkiezingscommissie is een vaste commissie zoals in artikel 15 lid 2 WOR wordt bedoeld. Het instellen van deze commissie gebeurt bij instellingsbesluit (artikel 15 lid 1 WOR). Bij het instellen draagt de OR zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de verkiezing van OR-leden over aan de commissie. De OR maakt de namen van de leden van de verkiezingscommissie aan het personeel en de ondernemer bekend.

Voorbeeld Bezwaarformulier uitstel verkiezingen toolbox

Dit bezwaarformulier kan worden gevoegd bij de brief aan het personeel inzake het uitstellen van de OR-verkiezingen. Voeg beide documenten desgewenst samen (bijvoorbeeld door het formulier onderaan de brief te plaatsen).

Voorbeeld Digitaal verkiezingsjournaal toolbox

Naast de populaire informatie die ieder personeelslid met de verkiezingsfolder heeft ontvangen, is het verstandig om het personeel over de voortgang van de verkiezingsprocedure te informeren. Dit kan bijvoorbeeld door het bijhouden van een verkiezingsjournaal dat op intranet wordt geplaatst of op andere wijze is in te zien door het personeel.Met de informatie over de voortgang kan bij de activiteiten ook de relevante verplichte informatie worden verstrekt. Als leidraad geldt het verkiezingsdraaiboek, bij iedere activiteit wordt het journaal uitgebreid. Zie onderstaand document voor een voorbeeldjournaal.

Voorbeeld Kandidaatstelling en bereidheidverklaring toolbox

Het SER voorbeeldreglement bepaalt dat iedere kandidaat een schriftelijke verklaring overlegt, aangevende dat deze de kandidatuur aanvaardt. Ingevolge artikel 9 lid 2 sub b WOR kan iedereen die kiesgerechtigd is zichzelf of anderen kandidaat stellen. Dit worden ‘vrije kandidaatstellers’ of een 'vrije lijst' genoemd, als tegenhanger van de in artikel 9 lid 2 sub a genoemde vakbondslijst. De kandidaat wordt als 'vrije kandidaat' aangemerkt. Uiteraard is het mogelijk dat meerdere vrije kandidaten zich op één lijst verzamelen. Dit model voorziet in de verplichtingen die aan kandidaat en lijst worden gesteld.

Voorbeeld Kandidatenlijst toolbox

De kandidatenlijst moet tezamen met het formulier kandidaatstelling en bereidverklaring worden ingeleverd.Sinds de wetswijziging die per 19 juli 2013 in werking is getreden, hoeft een kandidatenlijst niet meer ondersteund te worden door een aantal handtekeningen.

Voorbeeld Keuzeformulier personeel over uitstel verkiezingen toolbox

Dit keuzeformulier kan worden gevoegd bij de brief aan het personeel inzake het uitstellen van de OR-verkiezingen. Voeg beide documenten desgewenst samen.

Voorbeeld Overeenkomst tijdelijke uitbreiding ondernemingsraad toolbox

De positie van OR-leden is terecht beschermd door de wet. Zo kan een OR-lid niet zo maar worden afgezet; daar komt de Kantonrechter aan te pas. Ook als een OR-lid langdurig ziek is en de vergaderingen niet kan bijwonen, blijft hij of zij OR-lid in volle rechten. Hij of zij kan niet worden gedwongen zijn of haar zetel op te geven waarna de vacature kan worden vervuld. Soms zijn afspraken over tijdelijke vervanging mogelijk, om te voorkomen dat de OR moet functioneren met een lege zetel. Zeker een kleine OR kan daar ernstige hinder van ondervinden, in de verdeling van het werk maar ook als het gaat om het vergaderquorum. Als tijdelijke vervanging niet mogelijk of niet wenselijk is, kan in overleg met de bestuurder een tijdelijke oplossing worden gevonden in de vorm van deze overeenkomst.

Voorbeeld Overeenkomst OR en ondernemer over uitstel verkiezingen toolbox

Wanneer ondernemer en ondernemingsraad overeenkomen om de OR-verkiezingen uit te stellen kan dit model gebruikt worden om de afspraak formeel vast te leggen. Dit is echter niet verplicht. Naarmate het uitstel een langere periode omvat is het aan te bevelen de afspraken (waaronder de voorwaarden voor het einde van het uitstel) goed vast te leggen.

Voorbeeld Personeelslijst toolbox

Het OR-reglement schrijft in artikel 7 lid 1 voor dat de OR een lijst opstelt met de in de onderneming werkzame personen die op de verkiezingsdatum verkiesbaar of alleen kiesgerechtigd zijn. Verkiesbaar zijn betekent dat het recht heeft zich kandidaat te stellen en gekozen kan worden, kiesgerechtigd zijn betekent dat men mag kiezen. Op de personeelslijst wordt dat per persoon vermeld. Werkt de OR met kiesgroepen dan wordt de lijst per kiesgroep opgesteld. De gegevens van het personeel zoals naam, eventueel afdeling, kiesgroep en de diensttijd worden bij de personeelsadministratie opgevraagd. De personeelslijst moet gedurende de verkiezingsperiode zichtbaar zijn voor het personeel. Heeft de onderneming verschillende vestigingen dan moet de lijst op iedere vestiging aanwezig zijn.

Voorbeeld Sociaal statuut OR-lid toolbox

De WOR kent leden van een medezeggenschapsorgaan (COR, OR, commissie) faciliteiten toe om het gewone werk en medezeggenschapsactiviteiten te combineren. Ondernemer en OR kunnen afspraken over die faciliteiten, die voortvloeien uit de artikelen 17, 18 en 22 WOR, op verschillende wijzen vastleggen. Dat kan in een ondernemingsovereenkomst zoals bedoeld in artikel 32 lid 2 WOR, maar het kan ook in een bijlage bij het OR-reglement. Ook moet een oplossing worden gevonden om het gewone werk, dat blijft liggen als gevolg van de medezeggenschapsactiviteiten, toch gedaan te krijgen. Daarvoor zijn verschillende oplossingen denkbaar. Het is vaak belangrijk om naast het Sociaal statuut ook individuele afspraken met een leidinggevende vast te leggen over hoe de medezeggenschapsactiviteiten van een betreffend OR-lid in de werkzaamheden van de afdeling of het team kunnen worden ingepast.

Voorbeeld Stembiljet OR-verkiezingen personenstelsel en lijstenstelsel toolbox

Stemmen kan op verschillende manieren: volgens het personenstelsel of volgens het lijstenstelsel. In het eerste geval stemt men op een persoon en in het tweede geval op een lijst. Bij het lijstenstelsel wordt één stem uitgebracht, bij het personenstelsel in beginsel zoveel als er zetels zijn. In ieder geval moet bij het personenstelsel iedereen hetzelfde aantal stemmen uitbrengen. Hier vindt u een model stembiljet volgens het personenstelsel en één volgens het lijstenstelsel.

Voorbeeld Verkiezingsfolder toolbox

Het is van belang dat de medewerkers weten op welke wijze de verkiezingsprocedure verloopt, welke data van belang zijn en op welke gronden zij kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn. Soms is er bij de werknemers een drempel om in de OR te stappen of zich daarvoor hard te maken. Veelal is er de onbekendheid die onbemind maakt. Bijgaande folder is een voorbeeld om als campagnemateriaal in te zetten bij de OR verkiezingen. De tekst in de folder kan naar eigen inzicht en situatie worden aangepast en daarna dubbelzijdig worden uitgeprint op staand A4-formaat. Maak er bijvoorbeeld placemats van en leg deze in de kantine.