Wanneer zijn stukken over de algemene gang van zaken ‘rijp’ voor overleg?

20 juni 2022

Vraag - Ter voorbereiding van de artikel 24-vergadering willen wij tijdig stukken krijgen over wat er besproken gaat worden. Die krijgen we nu soms pas een dag van tevoren. De RvB vindt dat ze eerst moeten zijn goedgekeurd door de RvC. Hoe kunnen we zorgen dat we ons beter kunnen voorbereiden?

Antwoord - De bestuurder kan best een punt hebben, dat hangt mede van de statuten af, maar dan nog blijft de vraag waarom de overlegvergadering met de OR zo krap na het goedkeuring door de RvC is gepland.

De WOR noemt geen termijn die in acht genomen dient te worden als het om gegevensverstrekking gaat. Sterker: lid 1 van artikel 24 lijkt de opvatting te rechtvaardigen dat de ondernemer ter plekke mededelingen kan doen over plannen en verwachtingen. Artikel 31a en 31b geven wel aan dat er schriftelijke informatie moeten worden aangeleverd, maar niet hoe lang van tevoren. Daarover wordt men geacht afspraken te maken, dus het ligt in dit geval in de rede om over het ‘artikel-24 overleg’ afspraken te maken (zoals bedoeld in art. 23a lid 5 WOR scales ), in het licht van de vereiste voorbereidingstijd. Wij bevelen aan om hierbij de gang van zaken bij het ‘artikel 24 overleg’ apart te benoemen.

Over de jaarrekening zegt de WOR dat deze ‘zo spoedig mogelijk na de vaststelling’ aan de OR moet worden verstrekt. Meestal bepalen statuten dat de Raad van Bestuur de jaarrekening vaststelt en de Raad van Commissarissen haar goedkeurt. De vraag is nu wat de betekenis van deze goedkeuring is. Het wil in elk geval niet zeggen dat de jaarrekening pas is vastgesteld na goedkeuring door de RvC. De algemene opvatting is dat deze goedkeuring van de jaarrekening betekent dat de RvC de RvB ‘decharge verleent’, dat wil zeggen: vrijwaart van aansprakelijkheid. Ook als de jaarrekening niet wordt goedgekeurd door de RvC blijft deze dus ‘vastgesteld’. Dit betekent dat in elk geval de jaarrekening naar de OR gestuurd dient te worden zodra deze is vastgesteld door de RvB.

Omdat ook de jaarrekening ter bespreking op het artikel 24-overleg door de RvB aangeboden dient te worden, zou je een interessante discussie kunnen voeren over de vraag of de RvC niet ook juist de mening van de OR wil horen alvorens de jaarrekening goed te keuren. Dus: zou de vastgestelde jaarrekening niet eerst besproken moeten worden in de overlegvergadering voordat goedkeuring plaatsvindt? En als dat voor de jaarrekening geldt, zou dit dan wellicht ook niet over begroting en planning kunnen gelden? Met andere woorden: er vallen nog best wel wat vraagtekens te plaatsen bij de opvatting van de RvB over de informatieverstrekking aan de OR. Maar die kunnen alleen in een open gesprek worden geplaatst. Er zijn geen vaste regels over.

Om die reden hebben wij ook geen standaardbrieven hierover.

Basisinformatie over wat er allemaal komt kijken bij dit overleg kunt u hier bij onze praktijknotities vinden: De algemene gang van zaken van de onderneming spiralbound

Redactie Inzicht 20-06-2022